Table des matières

1. OBJECTIF, CHAMPS D’APPLICATION ET PORTÉE. 4
2. COLLECTE, UTILISATION, COMMUNICATION ET DIVULGATION.. 4
3. CONSERVATION ET DESTRUCTION OU ANONYMISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 11
4. SÉCURITÉ DES DONNÉES.. 11
5. DROITS D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE RETRAIT DU CONSENTEMENT. 12
6. OBLIGATIONS ET ENGAGEMENTS DE CIVILIA.. 14
7. TÉMOINS DE CONNEXION.. 14
8. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES. 15
9. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES.. 16
10. PUBLICATION ET MODIFICATIONS 16
11. ANNEXE A.. 17

Groupe Civilia Inc.
50, rue Saint-Charles Ouest, suite 100
Longueuil, Québec J4H 1C6

Président directeur général : Martin Choinière

Responsable de la protection des renseignements personnels :

Ana Abecia
confidentialite@civilia.ca

PRÉAMBULE

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi 25 ») actualise l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels, dont la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « Loi privée »).

Suivant l’entrée en vigueur de la Loi 25, le Groupe Civilia Inc. (ci-après « Civilia »), doit adopter une mise à jour de sa politique de protection des renseignements personnels (ci-après, la « Politique ») pour assurer la confidentialité des données personnelles recueillies, c’est-à-dire collectées dans son site Internet https://www.civilia.ca/fr/ (ci-après, le « Site Web »), ses portails ou ses services en ligne, les courriels, ses vidéoconférences, ou autrement acquises.

La Politique énonce les mesures prises par Civilia pour empêcher la perte accidentelle ainsi que l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés des Renseignements personnels. Pour s’acquitter des obligations prévues à la Loi privée, est instituée la présente Politique administrative concernant les règlements de gouvernance en matière de protection des Renseignements personnels chez Civilia.

Toute personne peut refuser de fournir les renseignements demandés en n’accédant pas au Site Web. Dans ce cas, toutefois, il est possible que Civilia ne puisse pas lui offrir de services sans les renseignements nécessaires.

Nous sommes engagés à protéger la confidentialité et la sécurité des Renseignements personnels que nous collectons, traitons et contrôlons. Cette Politique vous donne avis de nos pratiques relatives aux interactions que nous avons avec vous en ligne, au téléphone ou par tout autre médium de communication.

Merci de lire attentivement notre Politique et de consulter de temps à autre cette page pour vous tenir au courant d’éventuelles modifications.

DÉFINITIONS

Aux fins de la Politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-dessous énoncée :

« Cycle de vie » désigne l’ensemble des étapes d’existence d’un renseignement détenu par l’entreprise et plus précisément : sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction;

« Fins primaires » désigne les fins auxquelles les Renseignements personnels sont recueillis par une personne. Elles concernent en autres la fourniture d’un service ou d’un produit ou l’accès à un emploi. Elles sont énoncées dans la Politique et/ou lors de la collecte;

• Par exemple, pour traiter le paiement d’un fournisseur, une entreprise recueille des renseignements financiers;

« Fins secondaires » désigne toutes les autres fins poursuivies par une personne, autre que les Fins primaires;

• Par exemple, pour réaliser une étude de marché ou si une entreprise veut réutiliser des renseignements dont elle dispose déjà;

« Personne(s) concernée(s) » désigne toute personne physique pour laquelle l’entreprise collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels. Une Personne concernée est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, y compris par référence à un identifiant ou à un ou plusieurs éléments propres à l’identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne, et qui est protégée par la loi applicable dans la juridiction dans laquelle elle réside;

« Portabilité » désigne le droit à la portabilité et permet à toute personne qui le demande d’obtenir ses Renseignements personnels informatisés, dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Ceux-ci doivent cependant avoir été recueillis auprès d’elle. Selon les précisions du gouvernement du Québec, un format est dit « structuré et couramment utilisé » lorsque des applications logicielles d’usage courant peuvent facilement reconnaitre et extraire les informations qui y sont contenues;

« Renseignement(s) personnel(s) » désigne toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement, incluant le nom, le prénom, l’adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire;

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne;

Renseignement(s) personnel(s) sensible(s) désigne tout renseignement personnel qui suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d’incident de confidentialité, comme l’information financière, les informations médicales, les données biométriques, le numéro d’assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou l’orientation sexuelle;

« Responsable de la protection des renseignements personnels » désigne la personne qui, conformément à la Loi privée, exerce cette fonction et veille à la protection des Renseignements personnels détenus par l’entreprise.

1.   OBJECTIF, CHAMPS D’APPLICATION ET PORTÉE

Civilia respecte votre vie privée et c’est la raison pour laquelle nous considérons que cette Politique est très importante. Cette dernière traduit également les exigences du législateur.

La présente Politique contient des renseignements essentiels sur la manière dont Civilia traite vos Renseignent personnels et les raisons pour lesquelles elle le fait. Vous trouverez dans ce document vos droits en ce qui concerne vos Renseignements personnels et la façon de contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels en autres en cas de requête ou de plainte.

La Politique vise les objectifs suivants:

• Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la protection des Renseignements personnels;

• Protéger les Renseignements personnels recueillis par l’entreprise tout au long de leur Cycle de vie;

• Assurer la conformité aux exigences légales applicables à la protection des Renseignements personnels, notamment la Loi privée et la Loi 25, et aux meilleures pratiques en cette matière;

• Assurer la transparence concernant le traitement des Renseignements personnels et les mesures de protection appliquées par l’entreprise et donner accès aux Personnes concernées lorsque requis.

Les droits et obligations décrits dans la Politique s’appliquent à tous les individus, à savoir notamment nos employés, clients, fournisseurs, collaborateurs, partenaires, candidats, internautes et aux utilisateurs et tout autre tiers dont Civilia collecte les Renseignements personnels (ci-après collectivement les « Utilisateurs » ou « vous »). Civilia, ses employés et ses partenaires doivent se conformer aux politiques, procédures et pratiques décrites dans cette Politique. De plus, toute personne qui collecte, traite, utilise, conserve ou divulgue des Renseignements personnels au nom de Civilia doit accepter de se conformer aux dispositions de la Politique.

2.   COLLECTE, UTILISATION, COMMUNICATION ET DIVULGATION

Bien que Civilia ne collecte que les Renseignements personnels nécessaires aux fins de ses activités, il est possible que dans le cadre de ses activités, Civilia puisse collecter différents types de renseignements, et ce, aux Fins secondaires. Les types de renseignements qu’on pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les Renseignements personnels sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente Politique, sans pour autant se vouloir exhaustifs.

Civilia applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de Renseignements personnels :

Consentement :

• En fournissant vos Renseignements personnels et en naviguant sur le Site Web, vous consentez à la collecte, au traitement, à l’utilisation et à la communication de vos Renseignements personnels conformément à la présente Politique. Ainsi, vous nous autorisez à collecter, à utiliser et à partager les Renseignements personnels que vous nous fournissez, afin qu’ils soient communiqués ou utilisés conformément aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous collectons uniquement les Renseignements personnels nécessaires.

• Vous bénéficiez du droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des Renseignements personnels recueillis à tout moment. Toutefois, le retrait du consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement de vos Renseignements personnels avant le retrait de celui-ci. Si vous ne consentez pas à la présente Politique, veuillez ne pas divulguer vos Renseignements personnels, ne pas utiliser le Site Web ou, le cas échéant, envoyer un courriel ou un message au Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous. Civilia prendra les mesures nécessaires pour que vos Renseignements personnels soient supprimés ou anonymisés dès que vous aurez exercé votre droit de retrait ou d’opposition en conformité avec les lois applicables.

• Vous pouvez également communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question que vous pourriez avoir relativement au traitement et à la confidentialité de vos Renseignements personnels.

Collecte :

• Dans le cadre de nos opérations et de nos efforts pour mieux servir nos clients, nous devons obtenir et traiter des informations. Ces informations incluent certaines données hors ligne ou en ligne, notamment des Renseignements personnels. Par conséquent, tout au long de votre utilisation de notre Site Web et de votre interaction avec nous, vous pouvez être amené à fournir des Renseignements personnels qui font de vous une Personne concernée.

• Pour les fins de la présente Politique, les Renseignements personnels qui peuvent être recueillis incluent sans limitation ce qui est indiqué en Annexe A. Civilia peut recueillir aussi des renseignements reliés à la fourniture et au paiement de produits et services, incluant sans limitation vos informations de paiement ainsi que l’historique de transactions.

• Civilia peut également recueillir, dans le cas d’employés ou candidats à un emploi, des informations professionnelles, y compris, le cas échéant, votre entreprise, votre département, votre poste, votre emplacement, votre curriculum vitae et vos références concernant toute candidature.

• Nous ne collectons généralement aucun Renseignement personnel vous concernant, sauf si vous nous le fournissez volontairement. Cependant, vous devrez peut-être nous fournir certains Renseignements personnels lorsque vous choisissez d’utiliser ou acheter certains produits ou services. Ceux-ci peuvent inclure : (a) l’ouverture d’un compte client; (b) nous envoyer un message électronique; (c) soumettre votre numéro de carte de crédit ou d’autres informations de paiement lors de la commande et de l’achat de produits et services. En effet, nous collectons, et pouvons conserver et partager conformément à la présente Politique, des Renseignements personnels à votre égard à différentes occasions, incluant sans limitation lorsque :

• vous utilisez notre Site Web;
• nous échangeons avec vous en tant qu’Utilisateur, quel que soit le moyen de communication;
• vous nous contactez pour de l’assistance ou du support, notamment via support@civilia.ca; ou
• notre Site Web nous renvoie des rapports d’analyse de données.

• En outre, Civilia peut recueillir automatiquement certaines données techniques sur votre visite du Site Web, notamment, mais sans s’y limiter, certaines données de trafic, le type de périphérique que vous utilisez, les données contenant des fichiers journaux ainsi que les clics et parcours d’utilisation de notre Site Web, l’adresse IP et la localisation géographique, le système d’exploitation de l’Utilisateur, le fournisseur de services Internet, le type de navigateur Internet que vous utilisez, le nom de domaine, les heures d’accès, la durée de la visite, l’URL de référence, le marquage de la date et de l’heure et la page de sortie, et des témoins de connexion (« cookies ») conformément aux présentes, ainsi que des renseignements sur la façon dont vous utilisez le Site Web (les « Données techniques »).

• Lorsque vous parlez avec nous par téléphone, vous pourriez nous fournir des Renseignements personnels pendant l’appel, et ces Renseignements personnels pourraient être consignés dans des notes écrites. De tels appels pourraient également être enregistrés aux fins de formation et de contrôle de la qualité. Vous serez informé au début de l’appel si celui-ci sera enregistré, vous donnant ainsi la chance de raccrocher si vous ne consentez pas à un tel enregistrement.

• Veuillez noter que les services ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, Civilia n’obtient pas intentionnellement de Renseignements personnels concernant des mineurs de moins de seize (16) ans (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur). Si vous êtes âgé de moins de seize (16) ans, vous devez demander la permission à votre parent ou tuteur d’utiliser ce Site Web. Si vous êtes parent et apprenez que votre enfant nous a communiqué des Renseignements personnels, nous vous invitons à prendre contact avec le Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous, afin que celui-ci puisse procéder à la suppression des Renseignements personnels de votre enfant dans les meilleurs délais.

Collecte auprès de tiers :

L’entreprise peut collecter des Renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par toute loi applicable, notamment la Loi privée, Civilia demandera le consentement de la Personne concernée avant de collecter des Renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre personne, la Personne concernée peut demander la source des renseignements collectés.

Comme mentionné ci-dessus, dans certaines situations, Civilia peut également collecter des Renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la Personne concernée, lorsque toutes les conditions suivantes sont respectées :

• S’il a un intérêt sérieux et légitime à le faire;
• Si la cueillette est dans l’intérêt de la Personne concernée;
• S’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile;
• Si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les Renseignements personnels sont exacts.

Détention et utilisation :

• Civilia conserve vos Renseignements personnels de façon sécuritaire et confidentielle selon les exigences de toute loi applicable, notamment la Loi privée et la Loi 25, le tout afin d’assurer l’intégrité et la confidentialité de vos Renseignements personnels.

• Lorsque vous fournissez des Renseignements personnels à Civilia, vous acceptez que ces renseignements puissent être transférés électroniquement par Internet à Civilia, et que les Renseignements personnels puissent également être transférés, stockés, hébergés et traités pour le compte de Civilia, par un tiers. Civilia peut utiliser des serveurs privés infonuagiques pour le stockage de vos Renseignements personnels.

• Veuillez noter que nous utilisons les Renseignements personnels collectés auprès de vous notamment pour :

• fournir, mettre à jour, livrer et améliorer notre Site Web ainsi que les services offerts au travers de notre Site Web;
• livrer les produits, services et prestations que vous avez commandés;
• développer de nouveaux produits et services;
• vous envoyer des informations en lien avec vos demandes de produits et services;
• réaliser des analyses sur votre utilisation de notre Site Web, nos produits et nos services;
• communiquer avec vous par courriel, courrier postal, téléphone et/ou appareil mobile à propos de produits et services qui pourraient vous intéresser;
• gérer notre entreprise;
• répondre à des enquêtes, des ordonnances de la Cour, des processus légaux, ou investiguer, prévenir ou prendre action concernant des activités illégales, des fraudes suspectées ou des situations impliquant des potentielles menaces pour la sécurité physique d’une personne ou autrement requise par toute loi applicable;
• réaliser des missions décrites lors de la collecte de l’information;
• comparer votre information avec des offres d’emploi pour nous assister dans la recherche d’un emploi qui sera le plus adapté à votre profil si vous nous avez contacté pour une candidature; et
• surveiller et analyser les tendances d’utilisation et activités en lien avec notre Site Web, nos produits et nos services.

• Nous pouvons également utiliser vos coordonnées pour vous envoyer des communications afin de vous transmettre des annonces, des offres promotionnelles, des infolettres, incluant des informations sur les produits et services offerts par Civilia, des sondages et/ou d’autres informations. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces informations promotionnelles et communications par courriel de la part de Civilia, nous offrons aux Utilisateurs la possibilité d’exercer leur droit de retrait et de s’en désabonner. Les Utilisateurs peuvent (i) suivre les instructions incluses dans ces communications ou (ii) communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels chez Civilia en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous.

• Les Renseignements personnels peuvent aussi être utilisés pour des fins compatibles avec les Fins primaires et pour votre bénéfice, notamment, mais non limitativement, à des fins de diffusion, de correspondance, d’information ou dans le but de personnaliser votre expérience sur le Site Web, répondre à vos questions, comprendre vos besoins, vous informer de nos offres et promotions, et gérer les cas de fraude et de vol, le cas échéant. Si, par la suite, l’objectif du traitement des Renseignements personnels change, vous serez informé des modifications par courriel à l’adresse électronique fournie auprès de Civilia et lesdites modifications seront publiées sur le Site Web.

• Civilia peut également anonymiser vos Renseignements personnels afin de les utiliser à des fins de recherche et développement et d’amélioration continue.

• Nous utilisons les Données techniques dans le but d’établir des rapports sur le Site Web et d’analyser les tendances d’utilisation. De plus, cela nous permet de détecter les problèmes liés à notre serveur, de gérer le Site Web, de suivre les déplacements des internautes, et d’utiliser et de recueillir des informations démographiques générales.

• Dès que Civilia veut utiliser des Renseignements personnels recueillis expresse s’il s’agit de Renseignements personnels sensibles. Cependant, dans certains cas prévus par la loi applicable, notamment la Loi privée et la Loi 25, on peut utiliser les Renseignements personnels à des Fins secondaires sans le consentement de la Personne concernée, notamment :

• Si cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
• Si cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude  ou
• Si cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

Accès limité :

• Les Renseignements personnels collectés par Civilia ne peuvent être consultés ou divulgués qu’au personnel de Civilia et aux tiers autorisés par Civilia, tels que ses fournisseurs, ses sous-traitants ou ses prestataires de services, selon les besoins dans le cadre de ses activités. Les Données techniques peuvent également être partagées avec des partenaires de recherche, d’analyse ou des partenaires stratégiques et servir à l’amélioration de nos produits et services.

Communication des Renseignements personnels au Québec:

• À moins d’une exception indiquée dans la Politique ou autrement prévue par toute loi applicable, Civilia obtiendra le consentement de la Personne concernée avant de communiquer ses Renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un Renseignement personnel sensible, nous devrons obtenir le consentement express de la Personne concernée avant de communiquer le renseignement.

• Tel que mentionné ci-dessus, la loi nous permet de communiquer des Renseignements personnels à des tiers sans le consentement de la Personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :

• L’entreprise peut communiquer un Renseignement personnel, sans le consentement de la Personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le collecte dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion; ou
• Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, Civilia pourrait également communiquer un Renseignement personnel, sans le consentement de la Personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la Loi privée. Ainsi, nous pourrions être engagés dans une procédure d’acquisition ou fusion de notre entreprise, nos produits ou services. L’information que nous stockons incluant les noms, adresses courriel, et autres informations liées à nos services pourra être vendue ou transférée dans le cadre d’une telle transaction. Nous pourrions aussi vendre, assigner ou transférer ces informations dans le cadre de la vente de tout ou partie de notre entreprise ou actifs. Vous serez notifiés par courriel et un avis sur notre Site Web sera affiché dans l’éventualité de tout changement relatif à la propriété de notre entreprise, nos actifs ou l’utilisation de vos Renseignements personnels.

• Lorsque vous nous fournissez vos Renseignements personnels, seuls les employés de Civilia, de nos filiales et de nos partenaires autorisés, incluant nos sous-traitants, ayant besoin d’accéder aux Renseignements personnels afin de vous fournir les produits et services demandés à Civilia auront accès à vos Renseignements personnels et pourront les utiliser. Civilia s’engage à veiller à ce que ses employés et partenaires autorisés soient informés de leur obligation de garantir la sécurité et la confidentialité de vos Renseignements personnels, dans le cadre de la communication et/ou la consultation de Renseignements personnels, et s’y obligent. Également, vos Renseignements personnels seront fournis à des fournisseurs de services infonuagiques, d’hébergement Web et de traitement de données, et à des fournisseurs tiers de Civilia, incluant sans limitation des plateformes de création d’un compte en ligne, de paiement et des établissements financiers.

• Civilia peut partager des Renseignements personnels avec des partenaires de confiance pour nous aider à effectuer des analyses statistiques, vous envoyer des communications ou fournir une assistance. Il est interdit à tous ces tiers d’utiliser vos Renseignements personnels, sauf pour fournir ces services à Civilia, et ils sont tenus de maintenir la confidentialité de vos Renseignements personnels.

Communication des Renseignements personnels à l’extérieur du Québec :

• Dans le cas où Civilia utilise les services d’un fournisseur tiers pour de la sous-traitance ou pour héberger et stocker les Renseignements personnels qu’elle recueille, ce fournisseur tiers peut être situé au Canada, aux États-Unis, en Europe, et/ou tout autre pays dans lequel nous, nos affiliés ou les fournisseurs de services que nous utilisons opèrent. Ainsi, vous consentez par les présentes au transfert de renseignements vers des juridictions autres que votre juridiction de résidence, où les règles de protection des données peuvent être différentes de celles de votre juridiction de résidence, pour des fins d’hébergement de données, et Civilia tiendra les entreprises à l’extérieur de votre juridiction de résidence responsables, en vertu de la loi applicable, de tous les Renseignements personnels qui pourraient leur être transférés. Civilia s’engage à respecter l’ensemble de ses obligations en vertu de la loi applicable lors de tout tel transfert transfrontalier de vos Renseignements personnels.

Divulgation de renseignements :

Civilia se réserve le droit de divulguer les Renseignements personnels conformément à ce qui est indiqué dans la Loi privée, notamment dans les situations suivantes :

• Lorsque Civilia croit qu’il est approprié d’enquêter, de prévenir ou de prendre des mesures concernant des activités illégales ou présumées illégales ; de protéger et de défendre les droits, la propriété ou la sécurité de Civilia, de ses Utilisateurs ou d’autres personnes ; et en relation avec l’application des Conditions d’utilisation de Civilia.

• Avec des entreprises sous contrat pour fournir des services spécifiques à Civilia, tels que des fournisseurs de messagerie électronique, des fournisseurs d’hébergement et des fournisseurs de paiement tiers, conformément à la Politique de confidentialité. Si nous devons partager des Renseignements personnels avec des fournisseurs tiers, notamment afin d’en assurer la sécurité et la protection, Civilia s’assurera que la protection et la confidentialité de ces renseignements répondent à la présente Politique et demandera à ces fournisseurs de s’y conformer. Les fournisseurs tiers ne sont autorisés à utiliser les Renseignements personnels que dans le but de rendre leurs services à Civilia ou à vous, et les Renseignements personnels ne peuvent pas être divulgués ou transférés par ces tiers sans le consentement de Civilia.

• Tel que requis par la Loi privée et lorsque Civilia croit que la divulgation est nécessaire pour protéger les droits de Civilia ou pour se conformer à une procédure judiciaire, une ordonnance judiciaire ou une procédure judiciaire signifiée à Civilia. Cela comprend, mais sans s’y limiter, la fraude, les dysfonctionnements techniques ou l’abus du réseau ou des systèmes de Civilia.

• De temps à autre, Civilia peut également partager des renseignements généraux sur les utilisateurs du Site Web, tels que le nombre d’utilisateurs et les données démographiques agrégées ou non identifiables personnellement avec des tiers.

• Civilia s’engage à ne pas vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie.

Nous partagerons vos Renseignements personnels uniquement des manières décrites dans la Politique, auxquelles vous consentez par les présentes, et en conformité aux lois de protection des données applicables.

Autres moyens technologiques utilisés

Civilia recueille également des Renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à son Site Web ou envoyés par courriel (par exemple, son formulaire de contact, une demande de rendez-vous, un formulaire pour s’inscrire à l’infolettre et aux séminaires), des questionnaires accessibles en ligne sur le Site Web, ainsi que sur d’autres plateformes ou outils de formulaires. Nous recueillons également des Renseignements personnels lorsque vous créez un compte sur notre Site Web ou lors de nos communications verbales ou écrites.

3.   CONSERVATION ET DESTRUCTION OU ANONYMISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par toute loi ou règlementation applicable, on ne conservera les Renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des Fins primaires.

Une fois les fins auxquelles un Renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, Civilia s’assurera :

• De les détruire. La destruction de Renseignements personnels sera faite de façon sécuritaire, selon les meilleures pratiques reconnues et selon les critères et modalités déterminés par les lois applicables, afin d’assurer la protection de ces renseignements; ou

• De les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la Personne concernée et les Renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes (par exemple : statistiques).

4.   SÉCURITÉ DES DONNÉES

Civilia veillera à ce que les Renseignements personnels soient stockés en toute sécurité à l’aide d’un logiciel moderne tenu à jour et que des mesures appropriées soient mises en place pour garantir la sécurité des informations et éviter leur partage non autorisé. Civilia conserve les Renseignements personnels compilés dans un environnement sécurisé et s’engage à maintenir un haut niveau de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques, ainsi que toute mesure de sécurité physique et organisationnelle adaptée, permettant ainsi d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos Renseignements personnels. En effet, notre Site Web est équipé de fonctions de sécurité pour protéger la perte, le détournement et l’altération de l’information sous notre contrôle. Les serveurs de notre Site Web sont sauvegardés régulièrement et protégés par des systèmes de sécurité standards. Cela peut inclure des méthodes comme le cryptage, les pare-feux et les protocoles de sécurité.

Lorsque vos Renseignements personnels sont transférés, stockés, hébergés et/ou traités pour le compte de Civilia par un tiers, Civilia cherche à appliquer les moyens de transfert et de stockage les plus sécurisés. Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ou de stockage électronique n’est pleinement sécurisée et nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou que vous nous fournissez, Civilia n’étant tenu à ce titre que par une obligation de moyen. Ainsi, dans l’éventualité où un Incident (tel que ci-après défini) se produisait, nous aviserons toute Personne concernée par cet Incident en conformité avec la loi et nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé en plus de prendre les mesures raisonnables afin d’éviter que d’autres Incidents se produisent.

Pour votre commodité, le Site Web peut inclure des hyperliens vers des sites Web externes exploités par des tiers. En cliquant sur ces hyperliens, vous quitterez le Site Web vers ceux de tiers, qui peuvent être soumis à différentes politiques et pratiques de confidentialité. La présente Politique n’est plus applicable lorsque vous quittez notre Site Web. Veuillez consulter les politiques de confidentialité des autres sites Web vers lesquels vous êtes redirigé avant de fournir des Renseignements personnels.

Notre Site Web peut également offrir des fonctionnalités de partage, liens ou autres outils intégrés sur les réseaux sociaux. Votre utilisation de telles fonctions permet de partager de l’information avec vos contacts ou le public, selon vos configurations ou les fonctions de partage disponibles sur les réseaux utilisés. Assurez-vous de prendre connaissance également des politiques de confidentialité des réseaux qui fournissent ces fonctions de partage pour obtenir plus d’informations sur l’objectif et la portée de la collecte de données ainsi que le traitement fait par ces réseaux ou compagnies.

Ainsi, nous ne sommes pas responsables de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des Renseignements personnels par d’autres entités auxquelles vous pouvez accéder à partir de notre Site Web, et nous n’acceptons aucune responsabilité à cet égard.

Toutefois, malgré les pratiques et les procédures de Civilia en matière de protection des Renseignements personnels, nous réitérons qu’aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage des données n’est complètement sécurisée, et qu’aucune mesure de sécurité ne peut empêcher toutes les violations de sécurité potentielles. Par conséquent, vous consentez à ne pas tenir Civilia, ses employés passés, présents ou futurs, gestionnaires, directeurs, contracteurs, consultants, actionnaires, fournisseurs, compagnies parentes ou affiliées, agents ou représentants, prédécesseurs, successeurs, responsables pour toute perte ou dommage, de tout type, résultant directement ou indirectement du détournement, de l’interception, la modification, la suppression, l’accès non autorisé à des Renseignements personnels ou d’une violation de données concernant des Renseignements personnels fournis par le biais de notre Site Web.

5.   DROITS D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE RETRAIT DU CONSENTEMENT

En tant que responsable du traitement de vos Renseignements personnels, Civilia doit se conformer à toutes les lois et réglementations applicables en matière de protection des Renseignements personnels en fonction de la juridiction où se situe l’Utilisateur.

Nous conservons les Renseignements personnels que vous nous fournissez lorsque vous créez un compte sur notre Site Web, ou toute autre information que vous nous partagez lorsque vous utilisez notre Site Web pour toute la durée pendant laquelle votre compte est actif ou  pour la période nécessaire pour remplir l’objectif pour lequel nous avons initialement collecté ces Renseignements personnels, sauf exception requise par une loi applicable.

Ainsi, Civilia recueillera, traitera, stockera, divulguera et éliminera les Renseignements personnels que vous nous soumettez conformément aux lois relatives au droit à la vie privée applicables dans la juridiction où vous vous trouvez, incluant sans limitation les lois applicables dans la province de Québec, les lois fédérales du Canada applicables, les lois et règlements applicables sur le territoire de l’Union européenne et les lois applicables aux États-Unis. Civilia s’engage plus particulièrement à respecter, selon la juridiction de résidence de l’Utilisateur, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, la Loi privée, incluant les mises à jour apportées par la Loi 25, le Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD) et le California Consumer Privacy Act.

Ces lois vous confèrent notamment un droit d’information, d’accès, de rectification, d’effacement et de Portabilité de vos Renseignements personnels ainsi que le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données, le tout conformément auxdites lois. Vous avez également le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données et de les retirer.

Pour faire valoir ses droits d’information, d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la Personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au Responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse courriel indiquée ci-bas.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les Personnes concernées peuvent demander en tout temps l’accès à leurs Renseignements personnels détenus par Civilia et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. En effet, il est de votre responsabilité de nous fournir des Renseignements personnels qui s’avèrent vrais et exacts et vous devez nous informer de toute modification à l’égard de ceux-ci.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les Personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis. Civilia s’engage à prendre les moyens nécessaires afin que vos Renseignements personnels soient effacés dès que vous aurez exercé votre droit de retrait. Vous pouvez également limiter l’utilisation de vos Renseignements personnels et refuser que vos Renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées au cours de la collecte.

Veuillez noter que nous pourrions, dans les limites permises par la loi applicable, ne pas être en mesure de répondre aux demandes de supprimer vos Renseignements personnels si ces renseignements ont été anonymisés ou cela est nécessaire pour :

• Compléter la transaction pour laquelle les Renseignements personnels ont été collectés, remplir les conditions d’une garantie écrite ou d’un rappel de produit effectué conformément à une loi applicable, fournir un bien ou un service demandé par vous ou raisonnablement attendu dans le contexte de notre relation commerciale continue avec vous, ou autrement exécuter un contrat entre vous et nous;

• Détecter des incidents de sécurité, se protéger contre des activités malveillantes, trompeuses, frauduleuses ou illégales ou poursuivre les responsables de cette activité;

• Se conformer à une obligation légale existante.

Finalement, vous pouvez, en tout temps, supprimer votre compte client ainsi que les renseignements qui y sont associés, le cas échéant.

Afin d’exercer ces droits, nous vous invitons à communiquer par écrit avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels identifié ci-dessous. Toute demande d’exercice de vos droits nécessitera au préalable que vous soyez en mesure de justifier de votre identité. Dans tous les cas, nous traiterons les demandes d’accès ou de modifications conformément à la législation applicable.

6.   OBLIGATIONS ET ENGAGEMENTS DE CIVILIA

Civilia s’engage à fournir tous les efforts nécessaires pour exécuter ses obligations en matière de protection des Renseignements personnels de tous les Utilisateurs conformément aux normes les plus élevées en matière de protection des données personnelles.

Civilia s’engage à respecter tous les droits et obligations stipulées par les législations et réglementations applicables en matière de protection des informations personnelles dans la collecte et le traitement de vos données personnelles. Plus particulièrement en ce qui concerne les Utilisateurs résidant dans la province de Québec, Civilia s’engage à:

• En cas d’incident de confidentialité impliquant des Renseignements personnels (« Incident »), prendre des mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice pour les Utilisateurs concernés et pour empêcher qu’un tel Incident ne se reproduise;
• Tenir un registre des Incidents, dont une copie peut être demandée, et doit être fournie sur demande, par la Commission d’accès à l’information (« Commission »);
• Aviser la Commission et les Utilisateurs concernés sans délai en cas d’Incident présentant un risque grave de préjudice;
• Effectuer une évaluation des facteurs reliés à la vie privée (« ÉFVP ») avant de divulguer des Renseignements personnels sans le consentement des Utilisateurs concernés pour des raisons d’étude, de recherche ou de statistique;
• Effectuer une ÉFVP avant que des Renseignements personnels ne soient divulgués ou communiqués à l’extérieur du Québec; et
• Traiter et exécuter promptement toute demande de Portabilité des Renseignements personnels par l’Utilisateur.

7.   TÉMOINS DE CONNEXION

Les témoins de connexion ou cookies sont de petits fichiers simples qui, au fur et à mesure que vous naviguez sur les différentes pages de tout site Web, sont téléchargés et stockés par votre navigateur sur le disque dur de votre ordinateur ou autre appareil que vous utilisez afin de mémoriser des informations vous concernant, telles que votre préférence linguistique par exemple. Les cookies ne peuvent pas être utilisés pour exécuter des programmes ou transmettre des virus à votre ordinateur ou appareil. Les cookies vous sont attribués de manière unique et ne peuvent être lus que par un serveur Web du domaine qui vous a envoyé le cookie.

Les informations qui y sont stockées pourront être restituées à nos serveurs ou aux serveurs des tiers concernés lors d’une visite ultérieure, le tout permettant d’améliorer et personnaliser votre expérience lors de cette prochaine visite.

Nous utilisons les cookies pour comprendre votre utilisation de notre Site Web afin d’en améliorer le contenu. Nous pouvons également utiliser des cookies pour vous proposer des produits ou des services qui correspondent à vos intérêts, tel que ceux-ci sont identifiés via le Site Web. Si vous choisissez de fournir des Renseignements personnels par le biais de notre Site Web, ces Renseignements personnels peuvent être liés aux cookies stockés et aux informations qu’ils contiennent.

L’un des principaux objectifs des cookies est de fournir une fonctionnalité pratique pour vous faire gagner du temps. Le but d’un cookie est d’indiquer au serveur Web que vous êtes retourné sur une page spécifique. Par exemple, si vous vous inscrivez sur le Site Web en vue de pouvoir acheter des produits ou des services en ligne, le cas échéant, un cookie aide Civilia à rappeler vos informations spécifiques lors de visites ultérieures. Cela simplifie le processus d’enregistrement de vos informations personnelles, telles que les adresses de facturation, les adresses de livraison, etc. Lorsque vous retournez sur la même page du Site Web, les informations que vous avez fournies précédemment peuvent être récupérées.

Vous avez l’option de gérer les témoins de connexion sur votre ordinateur, alors que vous disposez de la possibilité de les accepter ou décliner. Tous les principaux navigateurs acceptent automatiquement les cookies, mais vous permettent de bloquer ou de supprimer ceux-ci de votre système ; toutefois, la désactivation des cookies peut restreindre votre utilisation de notre Site Web et/ou certaines de ses fonctionnalités. Pour en savoir plus sur votre capacité à gérer les cookies, veuillez consulter les fonctions de confidentialité de votre navigateur.

Veuillez noter que Civilia n’a aucun contrôle et n’est pas responsable de toute utilisation faite par votre navigateur de tout Renseignement personnel, toutes Données techniques ou tous cookies vous concernant enregistrés par le navigateur en question ou collecté.

8.   PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES

Réception :

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la Politique ou, plus généralement, à la protection de ses Renseignements personnels doit le faire par écrit en s’adressant au Responsable de la protection des renseignements personnels de Civilia, à l’adresse courriel indiquée plus bas.

La Personne concernée devra indiquer son nom, ses coordonnées pour la joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le Responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir identifier le requérant et évaluer la plainte.

Traitement :

Civilia s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels évaluera la plainte et formulera une réponse motivée écrite par courriel au plaignant. En cas de refus, le Responsable de la protection des renseignements personnels se tiendra disponible pour expliquer au requérant le refus au besoin.

Notez qu’il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec si vous êtes situé au Québec ou auprès de tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi applicable dans votre juridiction.

9.    RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Civilia agira en tant que contrôleur de tous les Renseignements personnels collectés sur le Site Web. En tant que responsable du traitement de vos Renseignements personnels, Civilia a nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels qui sera en charge de l’application de la présente Politique et de la conformité permanente de Civilia à la Politique :

Ana Abecia

Groupe Civilia Inc.

confidentialite@civilia.ca

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la Politique ou si souhaitez exercer quelque droit qui vous est garanti par la présente Politique ou toute loi applicable, veuillez communiquer avec la Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel.

10.    PUBLICATION ET MODIFICATIONS

La Politique est publiée sur le Site Web de Civilia, auquel s’applique la Politique, et ce, relativement aux Renseignements personnels qui y sont recueillis.

Civilia se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment et pour toute raison qu’elle juge nécessaire, y compris, mais sans s’y limiter, pour se conformer à tout changement ou modification de la législation applicable.

En cas de modification de la présente Politique, la version mise à jour de la Politique sera publiée et mise à disposition sans délai et entrera en vigueur immédiatement à la suite de son affichage sur le Site Web. Le cas échéant, nous pourrions vous informer de changements significatifs dans la façon dont nous traitons les Renseignements personnels en envoyant un avis à l’adresse courriel principale spécifiée dans votre compte, en plaçant un avis ostentatoire sur notre Site Web et/ou en mettant à jour toute information de confidentialité. Votre utilisation continue du Site Web et/ou des services disponibles après de telles modifications constituera votre : (a) reconnaissance de la Politique telle que modifiée; et (b) une entente pour respecter et être lié par cette Politique.

La version de la présente Politique applicable à chaque fois que vous accédez au Site Web est celle en vigueur à la date et à l’heure auxquelles l’Utilisateur y a accédé, telle qu’affichée sur le Site Web à ce moment-là.

11.        ANNEXE A

Voici une liste non exhaustive sur les types de renseignements que Civilia pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis. Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent.

Veuillez noter que la plupart des Renseignements personnels gérés par Civilia sont des Renseignements personnels d’employés, de candidats pour un emploi, de clients et de consultants. Pour ce qui est des autres catégories de personnes indiquées dans le tableau ci-dessous, les renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature professionnelle ou d’affaires. À noter que dans la majorité des cas, nous recueillons également le titre/fonction professionnel (le) des personnes, le nom de l’entreprise ou l’adresse de l’entreprise .

*Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la Politique et d’en faciliter la lecture.

Groupe Civilia inc.23 janvier 2025

_____________________________                 ___________________

Martin Choinière                                                          Date

Président-directeur général

Nous reconnaissons avoir lu et compris la présente politique intitulée « Politique de confidentialité – Protection des renseignements personnels ».

Signature et date

____________________________                    ____________________

Martin Choinière                                                               Date

Président-directeur général

_____________________________                  _____________________

Ana Abecia                                                                        Date

Responsable de la protection des renseignements personnels

*Notes : Les informations conservées par Cofinia (comptable) sont à 100 % sur Cloud